Prosedur dan Mekanisme Tambah Data PTK Baru di Sekolah Negeri dan Swasta Tahun Pelajaran 2020/2021

Sahabat Edukasi yang berbahagia… Mulai pada tahun pelajaran 2020/2021 ini, untuk menambahkan data Pendidik dan Tenaga Kependidikan agar masuk dalam aplikasi Dapodik masing-masing satuan pendidikan untuk prosesnya berbeda dengan tahun pelajaran 2019/2020 di mana untuk sekolah negeri dan swasta dilakukan langsung oleh Operator Manajemen Dapodik Dinas, namun mulai pada tahun pelajaran 2020/2021 proses penambahan PTK baru dari satuan pendidikan (sekolah) negeri langsung dientry oleh Operator Kepegawaian Dinas Pendidikan Provinsi dan Kabupaten/Kota sedangkan untuk proses penambahan PTK baru dari satuan pendidikan (sekolah) swasta yang bernaung dalam yayasan, untuk proses penambahan PTK barunya dilakukan oleh Operator Yayasan masing-masing baru kemudian diverifikasi oleh Operator Kepegawaian Dinas Pendidikan untuk disetujui maupun ditolak sesuai dengan prosedur dan mekanisme yang sudah ditentukan melalui laman http://vervalptk.data.kemdikbud.go.id/tambahptk.

Selanjutnya, setelah PTK baru ditambahkan dan berhasil tersimpan, maka sekolah dapat menarik data PTK baru tersebut dengan sinkronisasi aplikasi Dapodik masing-masing. Berikut uraian mekanisme & prosedur penambahan pendidik & tenaga kependidikan baru di sekolah induk dari Pusat Data dan Informasi Kemdikbud yang terbagi menjadi 5 jenis panduan yakni : 1. Kewenangan (Tugas & Hak Akses), 2. Persyaratan (Kelengkapan dokumen), 3. Tahapan (Alur proses), 4. Fitur (Perekaman data), dan 5. Tambahan (Notifikasi kesalahan) sebagai berikut:

1. KEWENANGAN (TUGAS & HAK AKSES)

a. Satuan Pendidikan

•     Menyiapkan dokumen persyaratan untuk proses tambah PTK Baru ke dinas pendidikan/yayasan

•     pendidikan;

•     Menarik data PTK Baru dari Manajemen Dapodik melalui proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik;

•     Merekam data rinci PTK Baru melalui aplikasi Dapodik; dan

•     Mengirimkan data rinci PTK Baru ke Pusat melalui proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik.

b. Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi/Yayasan Pendidikan

•     Melakukan verifikasi data dan validasi dokumen persyaratan Tambah PTK Baru dari satuan pendidikan;

•     Merekam data PTK baru pada laman Pengelolaan Data PTK Baru, meliputi data: Identitas, Domisili,

•     Kepegawaian, dan Penugasan; dan

•     Memberikan persetujuan atas pengajuan penambahan PTK Baru dari sekolah-sekolah dibawah binaan Yayasan Pendidikan (Khusus Dinas Pendidikan).

c. Pusdatin Kemendikbud

•     Memadankan NIK ke database Arsip PTK Kemdikbud;

•     Memastikan bahwa PTK Baru yang ditambahkan belum terekam pada database arsip PTK.

•     Memadankan identitas PTK Baru dengan data Dukcapil berdasarkan NIK;

•     Menyediakan referensi daftar PTK Baru; dan

•     Mengalirkan data PTK-PTK Baru ke Manajemen Dapodik.

2. PERSYARATAN (KELENGKAPAN DOKUMEN)

Dokumen Persyaratan Tambah PTK Baru:

1.   Kartu Keluarga (KK);

2.   Kartu Tanda Penduduk (KTP);

3.   Surat Keterangan Domisili dari kantor kependudukan setempat;

4.   Surat Keputusan (SK) Pengangkatan:

a.   bagi PTK berstatus CPNS/PNS, berupa SK pengangkatan sebagai CPNS/PNS yang ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian terkait;

b.   bagi PTK berstatus pegawai tidak tetap dan mengampu di sekolah negeri, berupa SK pengangkatan atau Surat Perjanjian Kerja yang ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian terkait;

c.   bagi PTK yang mengampu di sekolah swasta, berupa SK pengangkatan atau Surat Perjanjian Kerja yang ditetapkan oleh Ketua Yayasan Pendidikan;

5.   Surat Keputusan (SK) Penugasan di satuan pendidikan yang ditetapkan oleh Kepala Satuan Pendidikan;

6.   Sertifikat Lisensi Kepala Sekolah (Opsional).

3. TAHAPAN (ALUR PROSES)

a. Alur Tambah PTK Baru (Sekolah Negeri)

1.   Satuan pendidikan menyiapkan dan menyerahkan dokumen persyaratan untuk proses tambah PTK Baru ke Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi terkait.

2.   Operator Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi merekam data PTK Baru melalui laman Pengelolaan Data PTK Baru, meliputi data:

a.   Identitas

b.   Domisili

c.   Kepegawaian

d.   Penugasan

3.   Nomor Induk Kependudukan (NIK) PTK Baru dipadankan secara otomatis ke database Arsip PTK Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (ODS Pusdatin).

-     Jika NIK PTK Baru ditemukan/pernah terekam di database Arsip PTK, maka pengajuan tambah PTK baru secara otomatis akan ditolak oleh sistem di aplikasi. Operator dinas pendidikan dapat menginformasikan kepada satuan pendidikan untuk melakukan proses Tarik PTK di Manajemen Dapodik.

-     Jika NIK PTK Baru tidak ditemukan/belum pernah terekam di database Arsip PTK, selanjutnya NIK dan identitas PTK Baru dipadankan ke database Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri (Dukcapil, Kemdagri).

4.   NIK dan identitas PTK Baru selanjutnya dipadankan secara otomatis ke database Dukcapil Kemdagri.

-     Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman tidak sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka proses tambah PTK Baru tidak bisa dilanjutkan. Operator dinas pendidikan harus memastikan ulang kebenaran NIK dan data-data identitas yang direkam, dengan mengacu pada dokumen kependudukan atas PTK yang bersangkutan.

-     Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka pengajuan PTK Baru dapat dilanjutkan dan disimpan ke dalam daftar Data Master PTK Baru dan secara otomatis menjadi Arsip PTK Kemdikbud.

5.   Data PTK-PTK Baru pada Data Master PTK Baru selanjutnya dikirimkan ke server Dapodik pusat (Manajemen Dapodik) secara otomatis dan periodik.

6.   Operator satuan pendidikan melakukan sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk menarik data PTK baru dari server Dapodik pusat.

7.   Operator satuan pendidikan merekam data-data rinci dan penugasan PTK Baru di rombongan belajar dengan lengkap.

8.   Operator satuan pendidikan selanjutnya melakukan proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk mengirimkan hasil perekaman data-data rinci dan penugasan PTK Baru ke server Dapodik pusat.

b. Alur Tambah PTK Baru (Sekolah Swasta)

1.   Satuan pendidikan menyiapkan dan menyerahkan dokumen persyaratan untuk proses tambah PTK Baru ke Yayasan Pendidikan terkait.

2.   Operator Yayasan Pendidikan merekam data PTK Baru melalui laman Pengelolaan Data PTK Baru, meliputi data:

a.   Identitas

b.   Domisili

c.   Kepegawaian

d.   Penugasan

3.   Nomor Induk Kependudukan (NIK) PTK Baru dipadankan secara otomatis ke database Arsip PTK Kementerian Pendidikan Kebudayaan (ODS Pusdatin).

-     Jika NIK PTK Baru ditemukan/pernah terekam di database Arsip PTK, maka pengajuan tambah PTK baru secara otomatis akan ditolak oleh sistem di aplikasi. Operator yayasan pendidikan dapat menginformasikan kepada satuan pendidikan untuk melakukan proses Tarik PTK di Manajemen Dapodik.

-     Jika NIK PTK Baru tidak ditemukan/belum pernah terekam di database Arsip PTK, selanjutnya NIK dan identitas PTK Baru dipadankan ke database Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri (Dukcapil, Kemdagri).

4.   NIK dan identitas PTK Baru selanjutnya dipadankan secara otomatis ke database Dukcapil Kemdagri.

-     Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman tidak sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka proses tambah PTK Baru tidak bisa dilanjutkan. Operator yayasan pendidikan harus memastikan ulang kebenaran NIK dan data-data identitas yang direkam, dengan mengacu pada dokumen kependudukan yang sah dari PTK yang bersangkutan.

-     Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka Operator yayasan pendidikan dapat melanjutkan perekaman data sampai ke tahapan Unggah Dokumen.

5.   Operator yayasan pendidikan mengunggah dokumen SK Penugasan. Pengajuan PTK Baru harus mendapatkan persetujuan dinas pendidikan terkait.

6.   Operator dinas pendidikan melakukan verifikasi data dan validasi dokumen PTK Baru yang diajukan oleh yayasan pendidikan:

-     ₋ Jika data dan dokumen PTK Baru tidak sesuai, maka proses tambah PTK Baru tidak bisa dilanjutkan.

-     Operator dinas pendidikan harus memberikan alasan penolakan yang jelas sehingga bisa ditindaklanjuti

-     oleh yayasan pendidikan atau satuan pendidikan.

-     ₋ Jika data dan dokumen PTK Baru sesuai, maka pengajuan PTK Baru dapat disetujui dan disimpan ke

-     dalam daftar Data Master PTK Baru dan secara otomatis menjadi Arsip PTK Kemdikbud.

7.   Data PTK-PTK Baru pada Data Master PTK Baru selanjutnya dikirimkan ke server Dapodik pusat (Manajemen Dapodik) secara otomatis dan periodik.

8.   Operator satuan pendidikan melakukan sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk menarik data PTK baru dari server Dapodik pusat.

9.   Operator satuan pendidikan merekam data-data rinci dan penugasan PTK Baru di rombongan belajar dengan lengkap.

10. Operator satuan pendidikan selanjutnya melakukan proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk mengirimkan hasil perekaman data-data rinci dan penugasan PTK Baru ke server Dapodik pusat.

4. FITUR (PEREKAMAN DATA)

5. TAMBAHAN (NOTIFIKASI KESALAHAN)

1.   Jika notifikasi berikut muncul di layar (NIK tidak ditemukan), mengindikasikan bahwa: NIK tidak ditemukan di database Dukcapil. Solusi: Memastikan NIK yang direkam sesuai dengan yang tertera di Dokumen KK/KTP

2.   Jika notifikasi berikut muncul di layar (NIK ……………. sudah terdata), mengindikasikan bahwa: NIK sudah pernah terekam di database Arsip PTK Kemdikbud. Solusi: Melakukan Proses Tarik PTK di Manajemen Dapodik

3.   Jika notifikasi berikut muncul di layar (NIK harus berupa angka), mengindikasikan bahwa: NIK mengandung karakter selain angka. Solusi: Memastikan NIK yang direkam sesuai dengan yang tertera di Dokumen KK/KTP

4.   Jika notifikasi berikut muncul di layar (NIK belum diisi), mengindikasikan bahwa: NIK belum diisi. Solusi: Merekam NIK sesuai dengan yang tertera di Dokumen KK/KTP

5.   Jika notifikasi berikut muncul di layar (NIK harus memiliki 16 karakter), mengindikasikan bahwa: NIK kurang/melebihi batas isian NIK (16 karakter angka). Solusi: Memastikan NIK yang direkam sesuai dengan yang tertera di Dokumen KK/KTP

6.   Jika notifikasi berikut muncul di layar (Nama tidak sesuai dengan data Dukcapil), mengindikasikan bahwa: Penulisan nama berbeda dengan nama yang direkam di Dukcapil. Solusi: Memastikan Nama yang direkam sesuai dengan yang tertera di Dokumen KK/KTP

7.   Jika notifikasi berikut muncul di layar (Tanggal Lahir ....-..-.. tidak sesuai dengan data Dukcapil), mengindikasikan bahwa: Data tanggal lahir yang dipilih berbeda dengan data Dukcapil. Solusi: Memastikan tanggal lahir yang direkam sesuai dengan yang tertera di Dokumen KK/KTP

8.   Jika notifikasi berikut muncul di layar, mengindikasikan bahwa: Data jenis kelamin yang dipilih berbeda dengan data Dukcapil. Solusi: Memastikan ulang data Jenis Kelamin mengacu pada Dokumen KK/KTP

9.   Jika notifikasi berikut muncul di layar (Nama Ibu Kandung tidak sesuai dengan data Dukcapil), mengindikasikan bahwa: Penulisan nama ibu kandung berbeda dengan data Dukcapil. Solusi: Memastikan nama ibu kandung yang direkam sesuai dengan yang tertera 10 di Dokumen KK/KTP

10. Jika notifikasi berikut muncul di layar, mengindikasikan bahwa: Pernyataan integritas belum di-klik/dipilih. Solusi: Pernyataan integritas harus diklik/dipilih sebelum menekan tombol Simpan

11. Jika notifikasi berikut muncul di layar, mengindikasikan bahwa: Kolom data bertanda * belum diisi/masih kosong. Solusi: Periksa kolom-kolom data bertanda *

12. Pastikan bahwa seluruh data pada kolom bertanda * sudah diisi dan tidak boleh dibiarkan kosong.

Download file Panduan Tambah PTK Baru dapat rekan-rekan unduh pada tautan di bawah ini: