Format Surat Edaran Sekolah Kepada Orang Tua Wali Murid Tentang Permintaan Dokumen Peserta Didik / Siswa

Sahabat Operator Sekolah yang berbahagia…

Dalam rangka pendataan yang berkualitas pada aplikasi Dapodik mulai dari jenjang PAUD, SD, SMP, SMK, dan SMK di tahun pelajaran 2015/2016 tentu tak akan terwujud tanpa adanya dukungan dari seluruh pihak terkait dari sekolah sebagai satuan pendidikan yang memiliki beberapa entitas data pendidikan di sekolah tersebut utamanya adalah siswa / peserta didik.

Oleh karena itu. khusus pada kesempatan kali ini, saya akan share pengalaman pribadi kepada Rekan-rekan Operator Sekolah yang mungkin mengalami kendala terhadap permasalahan yakni belum tersedianya dokumen fisik dari peserta didik, sehingga ke depannya bisa meminimalisir kesalahan-kesalahan yang tidak perlu, seperti salah input nama, tempat tanggal lahir, maupun data terkait orang tua dari peserta didik bersangkutan.

Untuk itu, surat edaran resmi dari sekolah yang dikirimkan kepada seluruh orang tua / wali murid perlu dibuat oleh sekolah agar dapat terjalin koordinasi yang lebih intensif dan efektif tentunya.

Berikut contoh isi surat edaran kepada orang tua / wali siswa tentang permintaan dokumen pribadi siswa yang selanjutnya akan dijadikan dasar input data di aplikasi Dapodik, untuk kepentingan data ujian sekolah, data dasar penulisan Ijazah SD, dan sebagainya sebagai berikut :

Bersama dengan surat ini, kami mendo’akan semoga Bapak/Ibu sekeluarga selalu dalam keadaan sehat wal’afiat serta selalu dalam lindungan-Nya, amin…

Selanjutnya, demi kualitas data siswa yang akurat/valid dalam rangka mengikuti Ujian Sekolah di tahun pelajaran 2015/2016 serta sebagai dasar penulisan Ijazah pada khususnya dan untuk berbagai kepentingan data dasar peserta didik untuk menempuh pendidikan pada jenjang yang lebih tinggi selanjutnya, tentu diperlukan pendataan peserta didik yang optimal melalui Dapodik (Data Pokok Pendidikan) sejak pada jenjang Sekolah Dasar.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka melalui surat ini, kami mohon kepada Bapak/Ibu Wali Murid untuk menyerahkan beberapa dokumen terkait peserta didik, di antaranya sebagai berikut :

1.   Photocopy Akta Lahir. Jika belum memiliki, untuk sementara dapat digantikan dengan surat keterangan lahir yang diketahui/ditandatangani oleh Pegawai Kesehatan ataupun Pemerintahan Desa setempat.

2.   Photocopy Kartu Keluarga (KK) yang memuat NIK (Nomor Induk Kependudukan) Siswa.

3.   Photocopy Kartu Perlindungan Sosial (KPS) bagi yang memiliki. Untuk kepentingan usulan untuk mendapatkan dana Bantuan Siswa Miskin (BSM) atau Program Indonesia Pintar (PIP) bagi Siswa kurang mampu, jika belum / tidak memiliki KPS, maka dapat diganti dengan Surat Keterangan Tidak Mampu / Surat Keterangan Miskin yang diterbitkan oleh Pemerintah Desa setempat.

Beberapa dokumen di atas sangat kami harapkan segera dapat dikirimkan ke sekolah melalui Putra/Putri dari Bapak/Ibu ataupun juga dapat Bapak/Ibu kirimkan langsung ke sekolah melalui Bapak/Ibu Wali Kelas masing-masing paling lambat pada hari ………………...

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang baik dari Bapak/Ibu Wali Murid sekalian  kami haturkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

Download format contoh surat edaran kepada orang tua / wali siswa tentang permintaan dokumen siswa tersebut di atas silahkan klik pada tautan berikut. Untuk selanjutnya silahkan disesuaikan berdasarkan kebutuhan dari Rekan-rekan semua. Semoga bermanfaat dan terimakasih… Salam Satu Data Berkualitas…!