Tips Menjadi Operator Pendataan Sekolah / OPS Yang Profesional

Sahabat Operator Sekolah yang berbahagia...

Berbicara tentang administrasi atau aktivitas/kegiatan kantor dan tata usaha yang dijalankan oleh seorang administrator (pengurus) yang diatur oleh sebuah sistem yang telah terprogram sedemikian rupa tentu sangat dibutuhkan skill (kemampuan khusus) yang memadai dari seorang administrator / operator bersangkutan. 

Tak terkecuali berlaku pula bagi suksesnya pengelolaan/manajemen pendidikan di sekolah-sekolah. Sehingga setiap satuan pendidikan, khususnya sekolah harus memiliki minimal 1 (satu) orang tenaga administrasi yang mumpuni demi lancarnya segala urusan manajemen pendidikan baik yang dapat dilakukan secara offline maupun yang harus dilakukan melalui media internet (online).

Sebelum pembahasan lebih lanjut mengenai tips menjadi OPS yang profesional, perlu dijabarkan pula tentang status jabatan administrator/operator sekolah dalam struktur organisasi di sekolah.

Secara hierarki dalam struktur organisasi pendidikan di sekolah, posisi OPS berada di bawah kendali Kepala Sekolah, serta dapat dikategorikan/dimasukkan dalam ranah tenaga kependidikan yakni sebagai bagian yang terintegrasi dengan Tenaga Administrasi atau TU (Tata Usaha) sekolah. 

Namun dalam perkembangannya, karena semakin banyak dan kompleksnya tugas-tugas administrasi (tata usaha) yang diemban oleh tenaga administrasi sekolah, sehingga diperlukan adanya penambahan tenaga baru, mengingat juga setiap program manajemen pendidikan pasti disertai batas akhir penyelesaian tugas (deadline) dalam setiap sesinya.

Selain itu, sebagian dari pekerjaan-pekerjaan administrasi sekolah pada saat sekarang ini harus dituntaskan dengan menggunakan akses internet (online), maka tak pelak lagi bagi guru-guru yang kebetulan mempunyai kemampuan ataupun pengalaman mengenai seluk-beluk internet dapat dipastikan akan dilibatkan oleh Kepala Sekolah untuk membantu sementara tugas-tugas administrasi sekolah secara online ini, tentu akan terdapat kebijakan-kebijakan khusus yang sifatnya internal dari setiap sekolah yang masing-masing berbeda juga tentunya terhadap guru yang sekaligus merangkap tugas sebagai tenaga administrasi sekolah. 

Apalagi bagi sekolah-sekolah di daerah-daerah pelosok, terpencil, pedalaman, atau daerah khusus lainnya yang belum tersedia akses internet serta belum memiliki tenaga administrasi, tentu semua ini menjadi tantangan tersendiri untuk bagi seluruh pihak sekolah terutama bagi Kepala Sekolah untuk lebih berusaha dan bekerja ekstra keras dalam menemukan solusi terbaik untuk mengatasi segala keterbatasan ini, karena bagaimanapun juga, seluruh sekolah di Indonesia, tak terkecuali bagi sekolah yang belum tersedia akses internet ataupun belum memiliki tenaga administrasi sekolah tersebut juga harus menuntaskan seluruh program-program manajemen pendidikan yang terpusat ini dengan baik pula pada akhirnya.

Sebagai bagian dari totalitas pengabdian dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa Indonesia ini, sehingga pada saat ini banyak di antara kita yang bertugas ganda, selain sebagai Tenaga Pendidik (guru), bertugas pula sebagai Tenaga Kependidikan yakni menjadi Tenaga Administrasi Sekolah. Dan pada dasarnya secara teknis tugas dari Operator Sekolah sama juga dengan Administrator Sekolah, sehingga sebutan tenaga administrasi yang menjalankan proses pendataan di sekolah disebut dengan Admin. Sekolah, selain itu disebut juga dengan Operator / Op. Sekolah, dan yang terakhir ini kita sepakat dengan sebutan OPS (Operator Pendataan Sekolah).

Selain kita selalu berusaha dan berupaya untuk menjadi guru yang profesional (handal), alangkah baiknya, peran tugas tambahan sebagai OPS ini, kita dapat menjadi OPS yang profesional pula. Lalu, bagaimanakah agar kita menjadi Operator Pendataan Sekolah (OPS) yang profesional? Tentu pengertian dari OPS Profesional ini sangat luas bukan? 

Karena, selain harus mempunyai kemampuan-kemampuan dapat diandalkan, kompetensi yang mumpuni, kinerja yang bagus, kemauan untuk terus belajar serta senantiasa menggali informasi-informasi dari berbagai sumber yang berkaitan dengan tugas-tugasnya tentu sangat menentukan progress/kemajuan pada kualitas SDM (Sumber Daya Manusia) dari setiap OPS tersebut dan pada akhirnya penyelesaian tugas Dapodikdas 2014 dapat selesai dan berhasil tuntas dengan hasil yang memuaskan bagi semua pihak yang berkepentingan dengan Dapodikdas 2014 ini.

Sekarang tibalah pada kesimpulan bahwa tips untuk menjadi OPS yang profesional itu, kita harus "SAKTI" dulu lho...! = Sabar, Antusias, Kooperatif, Teliti, dan Ikhlas." ;

1. Sabar

Dalam menjalankan seluruh rangkaian proses pelaksanaan tugas melalui aplikasi Dapodikdas ini, OPS dituntut memiliki kesabaran yang tinggi dan pantang menyerah, sebab aplikasi Dapodikdas ini tidak serta-merta langsung ada dalam komputer sekolah, namun perlu diinstall dahulu dari CD/DVD ataupun bahkan file installer perlu diunduh dulu dari website/situs Dapodikdas yang terkadang terjadi gangguan jaringan koneksi internet, dan OPS yang sabar akan mengunduhnya kembali saat akses internet kembali normal, dalam proses instalasi belum tentu sekali proses langsung jadi, instalasi masih belum berhasil, lalu OPS yang dengan penuh kesabaran akan terus mencoba kembali mengulang dan mengulangi proses instalasi hingga aplikasi Dapodikdas dapat terinstal di komputer/laptopnya dengan sempurna.

Tak cukup sampai disitu, untuk meringankan pekerjaan nantinya, sekaligus agar Dapodikdas 2014 ini sinkron dengan Dapodik 2014 yang lalu, perlu ditambah dengan prefill Dapodik dalam proses instalasi aplikasinya. Bahkan untuk sebagian komputer yang tidak compatible (sesuai) dengan aplikasi ini, perlu ada usaha dan alternatif baru supaya aplikasi dapat terinstal di komputer/laptop OPS dengan sempurna.

Setelah proses instalasi aplikasi beserta prefillnya telah dapat beroperasi di komputer/laptop OPS, proses input datapun dimulai, proses inilah yang sangat memerlukan kesabaran dan ketelatenan OPS untuk menginput data satu demi satu item hingga selesai nantinya, apalagi bagi OPS yang kebetulan bertugas sendiri pada sekolah-sekolah yang memiliki jumlah siswa dan PTK yang relatif besar. Setelah proses input data, OPS akan mengecek kembali seluruh isian dalam aplikasi sebelum disinkronisasikan dengan server Dapodikdas 2014. 

Jadi, OPS yang profesional itu pasti sabar dan pantang menyerah, sabar dalam mengolah aplikasi dan seluruh data dan pantang menyerah apabila dalam beberapa prosesnya terkadang menemui kegagalan-kegagalan. Pada prinsipnya, bagi OPS yang profesional, kegagalan baru sama dengan pengalaman baru. Mantap…

2. Antusias

Antusias berarti pula aktif, bergairah, bersemangat, dan energik. Antusias adalah satu kata yang istimewa yang berperan besar dalam penyelesaian tugas-tugas penting administrasi, tak terkecuali dalam sistem manajemen administrasi sekolah. OPS yang profesional itu juga selalu bersemangat dan energik kapanpun dan dimanapun ia berada, tak terkecuali pada saat kerja lembur. 

Poin inilah yang sering membedakan aktivitas antara guru dan OPS, aktivitas guru sering dilakukan di pagi, siang, ataupun sore hari. Namun untuk aktivitas OPS, dominan dilakukan pada malam hari, tengah malam, bahkan hingga dini hari. Mengingat tugas-tugas OPS diperlukan suasana kerja yang lebih tenang agar lebih konsentrasi dan fokus untuk menghindari kesalahan-kesalahan input data ataupun proses lainnya, jika tidak, fatal akibatnya, terkait dana BOS, tunjangan profesi guru, maupun hal-hal penting lainnya.

Apalagi untuk menginput data yang kuantitasnya lebih besar tentu memerlukan alokasi waktu yang besar pula, belum lagi bagi OPS yang juga mempunyai tugas mengajar di kelas, tentu pelaksanaan tugasnya sebagai OPS akan dilakukan pada sore ataupun malam harinya. Selain itu, untuk mendapatkan akses internet yang optimal, waktu-waktu inilah yang tepat untuk OPS dalam menyelesaikan tahap demi tahap bersama komputer/laptop yang selalu setia menemaninya sepanjang waktu.

OPS yang profesional juga selalu antusias dalam mempelajari hal-hal yang baru, karena ia sadar betul bahwa, aktivitas belajar tidak akan pernah dapat dihindari, baik belajar secara langsung yang dapat diperoleh melalui pelatihan-pelatihan oleh pihak Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota, belajar dengan teman sesama OPS yang lebih berpengalaman maupun  dengan belajar secara tidak langsung, salah satunya melalui browsing di internet. 

Seperti Anda yang masih terus sudi membaca artikel ini. Luar biasa… Jempol untuk Anda, karena Anda telah masuk dalam kategori ini, OPS yang profesional itu mau untuk terus belajar dengan penuh antusias. Good luck…

Dan headline news-nya, OPS yang profesional akan selalu aktif bertanya maupun mencari informasi-informasi baru dari berbagai sumber, selalu bersemangat dan penuh energi sepanjang waktu, lalu menyikapi segala hal yang sudah dilakukan, sedang dilakukan, atau bahkan yang belum dilakukan, semuanya tidak terasa membebani, namun sebaliknya, semua itu terasa sangat seru dan menyenangkan… Hebat…

3. Kooperatif

OPS yang profesional itu memiliki karakter yang kooperatif yakni selalu siap bekerja sama, dan selalu siap membantu segala keluhan yang ada dengan upaya semaksimal mungkin. Tindakan yang kooperatif dari OPS terjadi pada saat sebelum maupun sesudah pengisian seluruh isian dalam aplikasi Dapodikdas 2014. Sebelum proses input data, OPS yang profesional kembali memastikan bahwa seluruh data yang tertera dalam seluruh formulir isian, baik formulir sekolah, formulir peserta didik, formulir pendidik dan tenaga kependidikan sudah valid dan benar berdasarkan seluruh dokumen yang sah dengan cara dikoordinasikan terlebih dahulu dengan masing-masing pihak yang berwenang dalam pengisian masing-masing data dalam aplikasi Dapodikdas 2014.

Setelah proses input selesai, sebelum finalisasi,OPS yang profesional mempersilahkan seluruh PTK ataupun bahkan peserta didik untuk melihat biodata beserta rinciannya masing-masing sebelum dikirim ke server pusat (sinkronisasi), hal ini dilakukan kembali guna memastikan bahwa seluruh data yang tertera dalam seluruh isian, baik mengenai sekolah, peserta didik, serta pendidik dan tenaga kependidikan sudah valid dan benar berdasarkan keadaan yang sebenar-benarnya serta didukung dengan bukti-bukti fisik berupa dokumen-dokumen yang sah tentunya.

OPS yang profesional tidak segan-segan memberikan layanan konsultasi terhadap semua pihak yang berkepentingan dalam hal Dapodikdas ini baik dari kalangan PTK, Peserta didik dari sekolahnya, ataupun bahkan dari sekolah lainnya untuk menambah wawasan dan pengalaman terbaik yang akan dapat diterapkan oleh OPS itu sendiri nantinya. Selanjutnya OPS juga selalu siap berkoordinasi dengan baik dengan seluruh elemen sekolah apabila ada hal-hal yang perlu diperbaiki bersama-sama. 

Dan yang paling sering ditemukan adanya isian formulir PTK yang masih ditemukan adanya ketidaksesuaian dengan bahan-bahan administrasi yang dimilikinya, selain itu masih adanya ketidaksesuaian data peserta didik dengan data dasar mereka seperti yang tertera pada akta kelahiran ataupun ijazahnya. 

Untuk mengatasi itu semua, tentu OPS yang profesional akan selalu menampilkan sikap yang kooperatif demi kepentingan dan kebaikan bersama. Sippp…

4. Teliti

Untuk menghasilkan kualitas data yang akurat, tentu ketelitian menjadi kunci utamanya. Dalam dunia kepenulisan saja, selain penulis ada pula tim khusus yang disebut tim editor yang bertugas khusus untuk memeriksa tulisan tersebut, proses ini memerlukan waktu yang tidak sebentar untuk mengecek kembali seluruh isi tulisan itu dengan berbagai standarisasi yang ketat, lalu memperbaiki kembali tulisan tersebut hingga layak untuk dipublikasikan melalui media massa, baik dalam media elektronik maupun media cetak. 

Apalagi peran OPS yang memiliki peran ganda, selain sebagai operator yang menginput data, OPS pulalah yang berperan dalam tahap finalisasi hingga siap dikirim/disinkronisasikan dengan server Dapodikdas Pusat. Salah ataupun benarnya dari seluruh isian data sangat ditentukan oleh input yang telah dilakukan oleh OPS. 

Jadi, OPS yang profesional itu memiliki ketelitian tinggi hingga detil-detil terkecil. Luar biasa…

5. Ikhlas

OPS khan juga manusia normal yang butuh makan, minum, serta fasilitas-fasilitas hidup layaknya manusia lainnya yang dengan bekerja itulah diharapkan segala kebutuhannya tersebut dapat terpenuhi. Namun dalam kenyataanya masih ditemui OPS yang mengeluhkan reward yang belum sesuai dengan kinerja yang dilakukannya (itu bukan Anda kok, tapi saya… hehehe). Tapi hal ini wajar dan sah-sah saja, asal masih dalam koridor yang benar dan tidak berlebihan dalam mengapresiasikan pikiran dan curahan hati yang mungkin selama ini terpendam di dalam hati yang paling dalam. Hemmmz….

Namun ketika sadar dalam nuansa hati bening, timbul juga pemikiran dengan didukung oleh segenap perasaan bahwa rejeki itu khan Allah SWT yang mengatur dengan seadil-adilnya karena Allah SWT Maha Pemberi Rejeki sekaligus Maha Adil, dan rejeki itu bukan hanya dalam bentuk materi, seperti kesehatan saya adalah rejeki yang tidak terhitung oleh materi, ilmu-ilmu dan pengalaman-pengalaman baru juga rejeki, semakin bertambah jaringan silaturahmi dengan rekan-rekan OPS juga rejeki, lalu apalagi ya…? 

Silahkan ditambahkan sendiri ya Rekan-rekan OPS…? Yang jelas, berapapun reward yang diberikan oleh sekolah, kita terima serta syukuri saja, itu khan bagian dari kebijakan sekolah yang sudah diperhitungkan oleh atasan kita tentunya, dan memang itulah rejeki kita. 

Akhirnya, OPS yang profesional itu selalu berdo’a, berusaha, dan belajar untuk terus memperbaiki kualitas kinerja dan yakin bahwa rejeki akan datang sebesar dengan kepantasan kita dalam menerimanya, dan yang terpenting, semuanya dijalani dengan sepenuh hati dan ikhlas…  Ajiiiibbb…

Oleh : OPS yang ingin selalu “SAKTI”